5 – Devis :
Créer, générer et envoyer un devis

Introduction

La page Devis inclut les fonctionnalités suivantes :

 

Accessibilité des devis

La page est accessible depuis le menu principal à gauche : cliquez sur “Devis” puis sur “En cours” ou “Archives”.


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Capture de l’accès à la page Devis.
 

Accueil

L’accueil liste l’ensemble de vos devis “en cours” ou “archivés”.
Dans l’option en cours, vous trouverez des icones de différentes couleurs qui représente chacun un état particulier.

Voici la liste des états :

  • Crée / modifié,
  • Généré,
  • Envoyé,
  • Accepté,
  • Refusé,
  • Facturé,
  • Archivé,

Vous retrouverez cette liste sous forme de légende en bas de la page.

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Capture de l’accueil.

 

Ajouter

Cliquez sur le bouton “Ajouter” afin d’ajouter un devis.



Capture 1 de l’ajout.

 
Dans la nouvelle page, vous trouverez trois onglets : Contact, Prestations et Informations générales.

D’abord, sélectionnez un contact dans la liste déroulante de tous vos contacts.



Capture 2 de l’ajout : onglet contact.

 
Ensuite, cliquez sur l’onglet “Prestations” puis cochez les prestations voulues.
Renseignez la description détaillée (facultative), la quantité, la remise (facultative), la TVA et la remise globale (facultative) pour chaque prestation.



Capture 3 de l’ajout : onglet prestations.

 
Enfin, renseignez un objet et vos conditions de paiement (facultatives).



Capture 4 de l’ajout : onglet informations générales.

 
N’oubliez pas de cliquer sur le bouton “Sauvegarder”.

 

Modifier

Cliquez sur le rectangle blanc du devis que vous souhaitez modifier afin de modifier ce dernier.


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Capture 1 de la modification.

 
Dans la nouvelle page, vous trouverez quatre onglets : Contact, Prestations, Informations générales et PDF.
Ces onglets contiennent les informations saisies lors de l’ajout d’un devis.

L’onglet Informations générales est ouvert. Vous pouvez modifier les informations suivantes :

  • le numéro (obligatoire),
  • l’objet (obligatoire),
  • les conditions de paiement,
  • la date d’envoi,
  • le statut

N’oubliez pas de cliquer sur le bouton “Sauvegarder” si vous avez effectué des changements.


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Capture 2 de la modification d’un devis : onglet Informations générales.

 

Générer en PDF

Cliquez sur l’onglet “PDF” afin de générer le devis au format PDF.

Avant de générer votre document au format PDF, vous avez la possibilité de voir un aperçu qui va reprendre toutes les informations saisies.
Une fois le document généré, il vous sera possible de re-générer et télécharger le document PDF.

Attention ! Le téléchargement du devis généré au format PDF est disponible pendant 1 jour(s) après la génération. Ensuite, vous devrez générer le document à nouveau.


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Capture de la génération.

 

Envoyer par e-mail

Lorsque le devis est généré, un cinquième onglet apparaît : “E-mail”

Avant d’envoyer votre e-mail, vous avez la possibilité de voir un aperçu de l’e-mail qui sera envoyé à votre contact, aperçu qui comprendra le destinataire, le sujet et le corps de l’e-mail.

Attention ! L’envoi du devis généré par e-mail est disponible pendant 1 jour(s) après la génération. Ensuite, vous devrez générer le document à nouveau.


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Capture de l’envoi.

 

Accepter / refuser

Après l’envoi de l’e-mail, votre client décidera d’accepter ou de refuser le devis.
Afin d’enregistrer cette information, cliquez sur l’onglet “Informations générales”, cochez le statut et renseignez la date à laquelle le client a accepté ou refusé le devis.

N’oubliez pas de cliquer sur le bouton “Sauvegarder” si vous avez effectué des changements.


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Capture d’un devis accepté.


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Capture d’un devis refusé.

 

Transformer en facture

  • Si le client accepte le devis, cliquez sur le bouton “Créer la facture” afin de créer la facture associée. Lorsque la facture est déjà créée, il sera possible de “Voir la facture”
  • Si le client refuse le devis, vous aurez l’option d’archiver ce dernier.


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Capture de la création d’une facture.

 

Duppliquer

Cette fonctionnalité vous permet de créer un nouveau devis à partir des informations du devis que vous souhaitez duppliquer.
Le numéro du nouveau document sera automatiquement incrémenté.


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Capture de la dupplication.

 

Archiver

Cliquez sur le bouton “Archiver” afin d’archiver un devis.


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Capture 1 de l’archive.

 
Lorsque vous archiver un devis, ce dernier n’apparaîtra plus dans les documents en cours mais dans les documents archivés, accessibles depuis le menu à gauche.
Il est évidemment possible de restaurer un document archivé.


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Capture 2 de l’archive.

 

Supprimer

Il est possible de supprimer un devis sur la page d’accueil :


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Capture 1 de la suppression.

 
ou bien sur la page de modification :


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Capture 2 de la suppression.

Cliquez sur le bouton “Supprimer” afin de supprimer le document.

Attention ! Il n’est pas possible de supprimer un devis si une facture est associée. Il faudra d’abord supprimer la facture avant de supprimer un devis.


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Capture 3 de la suppression.

 

Exporter

Deux exports Excel sont possibles : un export complet et un export synthétique.

L’export complet permet de télécharger un fichier excel avec l’ensemble des informations.


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Capture de l’export complet.

 
L’export synthétique permet de télécharger un fichier excel avec les informations utiles pour gérer votre comptabilité.


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Capture de l’export de la synthèse.

 

Rechercher

Cliquez sur le bouton “Rechercher” en haut à gauche sur la page afin de rechercher vos devis.


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Capture 1 de la recherche.

 
Dans la nouvelle fenêtre, remplissez les informations et cliquez sur le bouton “Rechercher”.

Attention ! Lorsque vous effectuez une recherche, celle-ci est active jusqu’à votre déconnexion de la plateforme.
Le bouton Recherche devient orange lorsque celle-ci est active. Veuillez cliquer sur Réinitialiser dans la page Recherche afin de la désactiver.


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Capture 2 de la recherche.

 

 
Contacts  
 
Factures  

 

 
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