6 – Factures :
Créer, générer et envoyer une facture

Introduction

La page Factures inclut les fonctionnalités suivantes :

 

Accessibilité des factures

La page est accessible depuis le menu principal à gauche : cliquez sur “Factures” puis sur “En cours” ou “Archives”.


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Capture de l’accès à la page Factures.
 

Accueil

L’accueil liste l’ensemble de vos factures “en cours” ou “archivées”.
Dans l’option en cours, vous trouverez des icones de différentes couleurs qui représente chacun un état particulier.

Voici la liste des états :

  • Créée / modifiée,
  • Générée,
  • Envoyée,
  • Payée,
  • Impayée,
  • Archivée,

Vous retrouverez cette liste sous forme de légende en bas de la page.


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Capture de l’accueil.

 

Ajouter

Attention ! Afin de créer une facture, vous devez d’abord créer un devis puis transformer votre devis en facture.
 

Modifier

Cliquez sur le rectangle blanc d’une facture que vous souhaitez modifier afin de modifier cette dernière.


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Capture 1 de la modification.

 
Dans la nouvelle page, vous trouverez cinq onglets : Contact, Prestations, Informations générales, PDF et Paiments.
Ces onglets contiennent les informations saisies lors de l’ajout d’un devis.

L’onglet Informations générales est ouvert. Vous pouvez modifier les informations suivantes :

  • le numéro (obligatoire),
  • l’objet (obligatoire),
  • les conditions de paiement,
  • la date d’échéance (obligatoire),
  • la date d’envoi

N’oubliez pas de cliquer sur le bouton “Sauvegarder” si vous avez effectué des changements.


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Capture 2 de la modification d’une facture : onglet Informations générales.

 

Générer en PDF

Cliquez sur l’onglet “PDF” afin de générer la facture au format PDF.

Avant de générer votre document au format PDF, vous avez la possibilité de voir un aperçu qui va reprendre toutes les informations saisies.
Une fois le document généré, il vous sera possible de re-générer et télécharger le document PDF.

Attention ! Le téléchargement d’une facture générée au format PDF est disponible pendant 1 jour(s) après la génération. Ensuite, vous devrez générer le document à nouveau.


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Capture de la génération.

 

Ajouter un paiement

Cliquez sur le bouton “Ajouter un paiement”.


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Capture 1 de l’ajout d’un paiement.

 
Dans la nouvelle fenêtre, renseignez les informations relatives au paiement.
Un paiement comprend les champs suivants :

  • Accompte,
  • Moyen de paiement (obligatoire),
  • Description,
  • Montant (obligatoire),
  • Date de paiement (obligatoire)

Le montant affiché dans la fenêtre est automatiquement calculé, il correspond au montant restant à payer.

N’oubliez pas de cliquer sur le bouton “Sauvegarder” si vous avez effectué des changements.


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Capture 2 de l’ajout d’un paiement.

 

Modifier un paiement

Cliquez sur le bouton “Modifier” à droite de la page.


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Capture 1 de la modification d’un paiement.

 
Dans la nouvelle fenêtre, renseignez les informations relatives au paiement.

N’oubliez pas de cliquer sur le bouton “Sauvegarder” si vous avez effectué des changements.


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Capture 2 de la modification d’un paiement.

 

Supprimer un paiement

Cliquez sur le bouton “Supprimer” à droite de la page.


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Capture 1 de la suppression d’un paiement.

Cliquez sur le bouton “Supprimer” afin de supprimer le document.


SoftLinkCloud FacturesCapture 2 de la suppression d’un paiement.

 

Créer un avoir

Si la somme des paiements associés à la facture dépasse le montant total de la facture alors il sera possible de créer un avoir.

En bas de la page, parmis les boutons, un bouton “Créer l’avoir” apparaîtra.


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Capture de la création d’un avoir.

 

Envoyer par e-mail

Lorsque la facture est générée, un sixième onglet apparaît : “E-mail”

Avant d’envoyer votre e-mail, vous avez la possibilité de voir un aperçu de l’e-mail qui sera envoyé à votre contact, aperçu qui comprendra le destinataire, le sujet et le corps de l’e-mail.

Attention ! L’envoi d’une factures générée par e-mail est disponible pendant 1 jour(s) après la génération. Ensuite, vous devrez générer le document à nouveau.


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Capture de l’envoi.

 

Archiver

Cliquez sur le bouton “Archiver” afin d’archiver une facture.


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Capture 1 de l’archive.

 
Lorsque vous archiver une facture, cette dernière ainsi que le devis associé n’apparaîtront plus dans les documents en cours mais dans les documents archivés, accessibles depuis le menu à gauche.

Il est évidemment possible de restaurer un document archivé.


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Capture 2 de l’archive.

 

Supprimer

Il est possible de supprimer une facture sur la page d’accueil :


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Capture 1 de la suppression.

 
ou bien sur la page de modification :


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Capture 2 de la suppression.

Cliquez sur le bouton “Supprimer” afin de supprimer le document.

Attention ! Il n’est pas possible de supprimer une facture si un avoir est associé. Il faudra d’abord supprimer l’avoir avant de supprimer une facture.


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Capture 3 de la suppression.

 

Exporter

Deux exports Excel sont possibles : un export complet et un export synthétique.

L’export complet permet de télécharger un fichier excel avec l’ensemble des informations.


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Capture de l’export complet.

 
L’export synthétique permet de télécharger un fichier excel avec les informations utiles pour gérer votre comptabilité.


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Capture de l’export de la synthèse.

 

Rechercher

Cliquez sur le bouton “Rechercher” en haut à gauche sur la page afin de rechercher vos factures.


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Capture 1 de la recherche.

 
Dans la nouvelle fenêtre, remplissez les informations et cliquez sur le bouton “Rechercher”.

Attention ! Lorsque vous effectuez une recherche, celle-ci est active jusqu’à votre déconnexion de la plateforme.
Le bouton Recherche devient orange lorsque celle-ci est active. Veuillez cliquer sur Réinitialiser dans la page Recherche afin de la désactiver.


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Capture 2 de la recherche.

 

 
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